Event Manager
Pensez, montez et pilotez votre événement en confiance et avec efficacité.
De la conception d'un projet événementiel jusqu'à la communication autour de celui-ci, en passant par la dimension opérationnelle de gestion de projet et de pilitage des équipes, cette formation complète vous aider à mieux cerner les enjeux de l'event management. Le CFPJ met à votre service un formateur expert dans le domaine, reconnu pour sa pédagogie. Vous serez ainsi accompagné tout au long des étapes de création et de mise en place d'un événement pour cerner les dangers, les difficultés et être en mesure de piloter votre événement en tout sérénité.
- Concevoir un évènement
- Développer une méthode pour organiser un événement de A à Z
- Monter des partenariats évènementiels
- Communiquer autour de son évènement
Concevoir et préparer une action de communication événementielle
- L’événementiel comme outil de communication (définition, enjeux, contraintes)
- Analyser le besoin et identifier les messages à scénariser durant l'événement.
- Identifier ses objectifs (principal, secondaires).
- Définir ses publics cibles.
- Construire ses outils : cahier des charges, tableaux de bord, retroplanning, budget…
- Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
- Concevoir un événement éco-responsable.
- Développer, chiffrer, faire valider le projet par sa hiérarchie.
Piloter la réalisation d'un événement
- Créer et animer une équipe projet.
- Choisir et travailler avec des prestataires (cahier des charges, recherche de fournisseurs, négociation)
- Etablir le conducteur de l'événement.
- Définir les étapes clés de l'organisation d’un événement.
- Organiser la répétition.
Gérer des partenariats évènementiels
- Identifier le/les objectifs du partenariat
- Définir les modalités pratiques et juridiques d’un partenariat
- Monter un dossier de recherche de partenaires
- S’associer à un évènement
- Encadrer son partenariat : prévoir les actions en amont et en aval de l’événement
- Sponsoring et mécénat
Communiquer autour de son évènement
- Définir ses objectifs et ses cibles de communication.
- Relations Presse : communiquer après des médias et des influenceurs
- Relayer l'événement sur les médias sociaux
- Concevoir des supports de communication adaptés au type d’événement : affiches, flyer, invitations, programmes, pages de pub, social ads…
- Communiquer en interne sur l'événement (emailing/newsletter, RSE…).
- Assurer la couverture de l’événement : vidéo, photo
- Établir un plan d'action post-événement (debriefs, remerciements, Pressbook, ajustement budgétaires, points d’améliorations)
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Présentation interactive, cas pratiques : réalisation d’un budget, d’un rétroplanning, d’un déroulé de l’événement, d’une check-list.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
De plus en plus d'entreprises organisent des évènements, en interne ou en externe. Ces évènements nécessitent des compétences particulières pour que ces évènements se passent au mieux. Ils peuvent renforcer l'image de marque ou juste améliorer la communication des entreprises. En plus de ça, des salons et autres évènements externes peuvent aider à nouer des partenariats stratégiques. La gestion d'évènements est donc très importante pour le développement et le succès des entreprises. Cette expertise particulière permet de transformer une idée en une expérience mémorable pour les employés et les partenaires. Elle est complexe à acquérir et nécessite ainsi le choix d'une formation qui apportera les connaissances en stratégie de projet et d'évènementiel. Comment cette discipline, au-delà de la simple organisation, peut structurer et dynamiser la comm' des entreprises ?
L'art de maîtriser la gestion d'évènements pour un succès assuré
Les entreprises sont de plus en plus amenées à quitter les bureaux pour se présenter et se promouvoir. D'un simple barbecue d'entreprise à un évènement international, l'évènementiel fait partie des fondamentaux. Les event managers émergent, et ces personnes ont des techniques pour organiser des évènements de meilleure qualité. Ce métier dédié peut prendre en charge la mise en place logistique, de création de l'évènement, bien sûr. Mais, il permet aussi de conserver des retombées, une forme de retour sur investissement de cette occasion. Par ailleurs, cela permet aussi de déléguer la gestion de la sécurité, le plan de communication, la gestion des intervenants, de coordonner les arrivées des participants et plus encore. Tout cela nécessite des compétences particulières, que l'on peut acquérir via une formation.
Certaines études aident déjà à connaître ce métier et à être bon comme gestionnaire des tâches d'évènementiel. Mais, une formation dédiée à cela aide à perfectionner et à avoir une certaine qualité dans ce domaine. C'est nécessaire de bien s'assurer de connaître le cadre légal, les conventions du domaine et les éléments nécessaires pour réaliser un évènement parfait. Une formation comme celle de la CFPJ aide à cela. Elle couvre l'event management dans son ensemble, pour saisir rapidement ces compétences particulières. Une personne formée ainsi peut prétendre à un rôle dédié à cela, ou simplement avoir dans son panel de compétences le rôle d'event manager. Le personnel de communication, des ressources humaines et de management peuvent alors assister à la conception de ces évènements. En plus de cela, une telle formation développe des soft skills transversaux, idéaux pour leur métier du quotidien.
L'importance de l'event management dans le monde professionnel
Impact sur la communication d'entreprise
Une communication efficace est LE moyen clef pour développer une entreprise. Cette communication peut prendre plusieurs formes : post sur les réseaux sociaux, démarchage… Les évènements ne doivent pas être négligés, ils aident à renforcer cette communication, tant en interne qu'en externe. Pour le cas d'un évènement interne, il peut souder les équipes, ou améliorer le moral des collaborateurs. Dans le cadre d'un évènement externe, c'est le meilleur moyen de nouer des partenariats. On y interagit avec les clients, les partenaires existants ou futurs et les médias. Si l'évènement est bien encadré, il peut créer un impact durable. L'occasion permet de véhiculer les messages et les valeurs de l'entreprise sous un autre format, plus percutant et mémorable.
Valorisation de la marque
Les évènements sont des outils puissants pour valoriser la marque. Ils proposent une opportunité simple. Ils sont le moment idéal pour présenter la culture et les valeurs de l'entreprise à un public plus large. Ce bénéfice est décuplé quand les évènements sont des expériences positives et pensées pour être engageantes. Cela renforce la notoriété et l'image de marque. Par exemple, un évènement dédié à un lancement de produit peut apporter un nombre important de personnes à s'intéresser à ce dit produit. Des conférences ou des ateliers peuvent positionner l'entreprise comme un leader dans son secteur. Tout cela attire l'attention des médias et parfois des influenceurs.
Développement de partenariats
Les entreprises ne peuvent pas travailler seules dans notre société actuelle. Le business contemporain implique de collaborer avec des acteurs à l'international ou non. Cette collaboration nécessite des qualités relationnelles afin de favoriser les relations entre les partenaires et l'entreprise. Un bon moyen de renouer un partenariat ou d'en conclure de nouveau est d'organiser un évènement d'entreprise. L'organisateur doit s'assurer que l'expérience sera pensée pour montrer la réussite et la prestance de l'entreprise. Lors de ces évènements, les entreprises peuvent échanger autour d'idées de business ou explorer les opportunités de collaboration que l'on évoquait précédemment. Ces interactions sont directes, on crée nécessairement un lien de confiance. Il est bien plus facile de refuser une proposition commerciale au téléphone que durant un évènement avec le directeur marketing ou le chef des opérations face à nous.
Retour sur investissement (ROI)
Il est assez complexe de le mesurer, mais un évènement peut avoir un grand retour sur investissement. Dans le cadre d'un évènement interne, le ROI peut être mesuré selon la manière dont les employés sont plus performants. Après un séminaire d'entreprise, il n'est pas rare que les employés se sentent mieux considérés, et donc aient plus à cœur d'œuvrer à leur rôle. Dans le contexte d'un évènement externe, bien planifié et exécuté, le ROI peut être stratosphérique. Un tel évènement peut attirer de nouveaux clients, et par ailleurs augmenter la fidélité des clients existants. C'est une certaine responsabilité que de réaliser des missions d'évènementiel, c'est un métier à part entière. On peut bien sûr recourir à une agence dédiée, mais dans le cadre de grandes entreprises, c'est une bonne option d'avoir un responsable en interne. Pour que celui-ci soit opérationnel sur ces diverses missions, une formation est un bon choix pour qu'il maîtrise parfaitement l'event management.
Les compétences clefs d'un event manager
Planification et organisation
La planification et l'organisation sont les bases d'une bonne gestion d'évènements. Un event manager doit être en mesure de maîtriser la planification de son évènement sur le bout des doigts. On s'assure ainsi que le projet se déroulera bien et qu'il sera organisé à temps. Toutefois, la planification va de paire avec une bonne organisation. En plus de ce travail en amont, l'organisation permettra un déroulement optimal, en particulier pour les projets récurrents. C'est, quelque part, la clef de la réussite de l'évènement.
Gestion de projet
Tout projet, assez dense, nécessite une gestion particulière. La gestion de projet est donc fondamentale, car elle utilise des méthodologies et des outils spécifiques pour planifier justement. On exécute et finalise le projet selon le délai prévu, et notamment le budget prévisionnel. La coordination et la délégation sont cruciales, un tel projet nécessite une équipe. Chaque tâche ne peut pas être réalisée par la même personne, qui n'est pas forcément spécialisée dans tout. Selon les études, les expériences professionnelles, ou l'emploi occupé, les solutions techniques ne sont pas à la portée de tout le monde. La logistique est une compétence singulière, de même que la gestion du planning. Pour obtenir de telles compétences de gestion de projet, bien sûr qu'un bac ne suffit pas, on est plus sur un master typiquement. Toutefois, une formation comme celle de la CFPJ peut apporter les compétences clefs pour aller plus loin que ce qu'apportent les études.
Création et gestion d'équipes
Pour réaliser un projet de plus grande envergure, il faut penser à se constituer une équipe fortement spécialisée. Certaines personnes seront chargées d'être gestionnaires des fournisseurs, avec une responsabilité dédiée sur le suivi de ceux-ci. D'autres auront un aspect plus culturel et touristique, pour assurer que l'évènement sera pertinent selon le cadre. Cela nécessite une certaine aisance dans le relationnel et de connaître les participants en amont. De plus, ces équipes, spécialisées dans des domaines précis, peuvent avoir différents niveaux de compétence. Un simple stage peut ponctuellement aider pour un évènement particulier, ou alors un étudiant en alternance pour du plus long terme.
Communication et relations publiques
Un évènement, qu'il soit interne ou externe, doit avoir des retombées sur les relations publiques. C'est bien sûr de la communication auprès des médias en amont et après l'évènement. Il faut s'assurer qu'ils relaient les éléments que l'on cherche à mettre en valeur durant l'évènement. Mais, dans le cas d'un évènement interne, il faut profiter de cette occasion pour mettre en valeur l'image de marque de l'entreprise. Cela inclut un suivi en interne auprès du personnel, mais également sur les réseaux sociaux professionnels. Cela marque les esprits et permet de rester en contact avec les journalistes et les RP.
