Être synthétique à l'oral comme à l'écrit

Composée d'experts en communication, l'équipe de formateurs du CFPJ exploite des techniques pédagogiques immersives. En mêlant théorie et pratique, vos professeurs vous aideront à atteindre les objectifs suivants :

• Relever et utiliser les informations clés ;
• Organiser et structurer votre communication ;
• Faire passer un message synthétique sans nuire à son degré d'importance ;
• Adapter votre communication en fonction de votre auditoire ou de vos lecteurs.

À distance ou en présentiel, la formation « Être synthétique à l'oral comme à l'écrit » va vous apprendre à maîtriser l'art de la synthèse pour vous permettre d'optimiser votre communication. Plus efficace et plus concise, celle-ci vous aidera à améliorer votre productivité. 

Plus à l'aise en rédaction et face à un auditoire, vous parviendrez aisément à faire passer vos messages. Votre maîtrise des supports de communication alliée à vos nouvelles capacités à synthétiser les informations vous permettront de véhiculer vos idées de manière impactante.

Pourquoi améliorer son esprit de synthèse ?

Dans le cadre professionnel, faire preuve d'un esprit de synthèse est indispensable pour améliorer son efficacité. Si vous parvenez à aller à l'essentiel, vous gagnerez un temps précieux. Cette capacité à ne pas se noyer dans les détails et à isoler les éléments importants n'est pas innée, elle se travaille. 

À l'oral comme à l'écrit, réussir à être synthétique vous rendra bien plus productif. Vous parviendrez à capter l'attention de vos interlocuteurs et à faire passer votre message. Vous améliorerez également votre réactivité et parviendrez plus facilement à analyser les documents. Or, de ces analyses rigoureuses découlent des prises de décision pertinentes.

C'est quoi l'esprit de synthèse exactement ?

L'esprit de synthèse, c'est la capacité à identifier les éléments clés parmi un flot de données avant de les restituer de manière efficace. Oral ou écrit, un récit synthétique peut répondre à différents besoins. Il peut notamment vous permettre d'informer, de convaincre, d'expliquer ou de mobiliser. 

Dans tous les cas, un esprit de synthèse développé est indispensable pour parvenir à extraire les informations importantes afin de les exposer de manière parfaitement cohérente. On pourrait également le définir en nommant les six aptitudes suivantes : 

• Former un ensemble cohérent ;
• Exprimer une idée en utilisant un nombre de mots restreint ;
• Repérer les informations essentielles en toutes circonstances ;
• Hiérarchiser les priorités ;
• Résumer de façon logique ;
• De grandes capacités d'analyse.

Les éléments clés d'une synthèse réussie

Quel que soit le sujet abordé, une synthèse efficace doit être objective, précise et brève. Voici les principaux éléments qui la caractérisent. 

Une introduction courte

Cette entrée en matière doit être brève. Le but est de présenter le sujet évoqué avec clarté. À l'écrit et à l'oral, quelques phrases suffisent pour présenter l'idée générale et annoncer le fil conducteur.

Un développement raisonné et argumenté

Le corps de votre synthèse est présent pour donner des informations plus précises. Pour faire passer votre message et répondre à la problématique posée dans l'introduction, vous pouvez présenter des arguments. Prenez soin de les exposer de manière ordonnée pour aboutir à un contenu cohérent. Un raisonnement logique est indispensable pour conserver l'attention des lecteurs ou d'un auditoire.

Pour que vos arguments soient entendus, vous devez les fonder sur des faits et des informations fiables. N'hésitez pas à scinder votre discours ou votre texte en plusieurs parties. Un contenu structuré est bien plus agréable à lire, à écouter et à mémoriser. 

Une brève conclusion

Comme l'introduction, la conclusion doit être courte. Une fin de synthèse pertinente ne reprend pas tous les éléments en détail. Elle rappelle succinctement la problématique et les solutions concrètes tout en offrant une perspective de réflexion sur le sujet abordé. 

Résumé, synthèse et analyse, quelles différences ?

Résumé, synthèse et analyse sont trois exercices différents. Le premier n'est autre qu'un condensé d'un contenu. Il présente les informations reformulées et non approfondies. Destiné à transmettre les idées générales du récit traité, le résumé n'apporte aucun complément d'information. Il se contente de révéler : 

• Le sujet abordé ;
• Les points évoqués ;
• L'objectif du contenu traité.

La synthèse vous offre plus de liberté. Pour l'élaborer, vous n'allez pas vous contenter de reprendre les informations du contenu traité. Vous analyserez ce dernier pour être en mesure de retenir les éléments clés. Pour les présenter, vous pouvez enrichir les idées synthétisées en exploitant vos propres connaissances. Votre objectif : transmettre les données déterminantes de manière claire et concise.

Enfin, l'analyse offre une sorte de version détaillée. Tandis que le résumé se contente de présenter un aperçu des faits, l'analyse les aborde avec du recul. Elle énonce des preuves pour enrichir ses informations. Souvent plus longue qu'une synthèse et qu'un résumé, l'analyse ne se contente pas d'aider le public à comprendre les informations. Elle met en lumière la fiabilité de celles-ci.

Comment extraire les informations les plus importantes d'un document complexe ?

Pour relever les informations importantes d'un document en vue de le synthétiser, respectez ces différentes étapes. 

Réaliser une lecture complète

Impossible d'identifier les informations essentielles d'un document sans procéder à une étude complète de ce dernier. Ce travail implique d'étudier les parties rédigées, mais également les données illustrées comme les photos, les tableaux ou encore les schémas. 

Interpréter les illustrations

Quelle que soit la nature des illustrations qui enrichissent le document, vous devez les étudier et les comprendre. En effet, elles ne sont pas présentes par hasard. Si elles n'apportent pas d'informations essentielles, ces données vous aideront à saisir la portée du document. Les observer est donc indispensable pour élaborer une synthèse pertinente. 

Exploiter ses connaissances

Si vous possédez des connaissances sur le sujet abordé, n'hésitez pas à les exploiter. Elles vous seront utiles, d'une part, pour comprendre la portée des problématiques citées, mais également pour développer certains points lors de la réalisation de votre synthèse.  

Quelques astuces pour réussir à être plus synthétique

La capacité de synthèse est utile dans de nombreux métiers. Cette compétence est d'autant plus importante pour les personnes qui doivent régulièrement s'exprimer à l'oral ou à l'écrit. Faire passer un message clair implique de transmettre des informations importantes sans noyer ses interlocuteurs sous un flot de détails. Comment parvenir à synthétiser les données sans pour autant négliger les éléments importants ?

Lisez attentivement le contenu à synthétiser

Synthétiser un document implique une première lecture attentive. Celle-ci vous permet d'identifier le fil conducteur, d'extraire et de trier les informations. Ce travail préparatoire est indispensable à l'élaboration d'une synthèse efficace et pertinente. 

Avant de vous lancer dans votre rédaction ou dans la préparation de votre discours, n'hésitez pas à réaliser une seconde lecture. Une troisième peut même être nécessaire si le contenu à traiter est particulièrement long. 

Exploitez vos capacités d'analyse

S'exprimer de manière synthétique permet de gagner du temps et de l'efficacité. Mais pour que votre intervention garantisse les effets escomptés, vous ne devez pas bâcler votre communication. Votre capacité d'analyse doit vous permettre de dénicher les détails importants et de trouver les nuances à apporter à votre discours.

Prenez le temps d'effectuer ce travail d'observation pour ordonner vos informations et pour approfondir les points qui doivent l'être. S'agissant de réaliser un contenu synthétique, vous ne devez pas focaliser sur les données secondaires. 

Déterminez le but de votre intervention écrite ou orale

Il vous sera impossible de désigner les informations importantes si vous ne connaissez pas l'objectif final de votre communication. Que vous vous exprimiez à l'oral ou à l'écrit, vous devez garder à l'esprit le message que vous souhaitez faire passer. Ainsi, vous orienterez votre présentation en fonction de votre idée de base afin de vous assurer que votre auditoire la comprenne et, surtout, la retienne.

Adaptez votre communication

Avant de vous adresser à vos interlocuteurs, prenez soin de récolter des informations utiles à la préparation de votre intervention. Cette précaution vous aidera à synthétiser votre contenu. Si vous présentez un projet à un public déjà investi sur ce dernier, inutile de perdre votre temps en énonçant son concept ou ses avantages. Vous pouvez entrer directement dans le vif du sujet. 

Le fait de considérer les caractéristiques de votre auditoire vous permet également de simplifier votre message. Si des termes techniques précis sont indispensables pour captiver un public aguerri, des mots simples sont à privilégier pour maintenir la concentration des néophytes. 

Structurez votre intervention

Difficile d'être cohérent et synthétique en énumérant toutes les informations dans le désordre. Le fait d'organiser votre rédaction ou votre discours vous permet de relever les informations redondantes et inutiles. Ce travail de préparation est indispensable pour aboutir à un contenu synthétique réellement intéressant.

Exposez les faits

Si vous souhaitez marquer les esprits, faites passer votre message en allant droit au but. Prenez soin d'aborder les informations et les détails importants, mais ne perdez pas de temps avec des suppositions inutiles. Proposez du concret pour être certain de conserver l'attention de vos interlocuteurs.